Jan 27, 2010
5 tehnikat, kuidas rohkem asju tehtud saada
Isegi kui püüame teadlikult olla väga produktiivsed, kipub ikka asi käest ära minema. Teeme hoolikalt to-do ehk tegemist vajavate tööde nimekirja, aga see ei kipu kunagi lõppevat. Vahel on probleeme motivatsiooniga, sest lõppu ei paista kuskilt. Mida siis teha, et saada iga päev rohkem tehtud?
Küsimus on eelkõige struktuuris. Oled kindlasti tähele pannud, et näiteks kodus oled lohakam ja asjad pilla-palla, aga töö juures on sul asjad paremini korras ja organiseeritud? Või vastupidi? See vahe tuleb struktuurist ja mitte üldse sinu isikust. Kõrgema produktiivsuse saavutamiseks on meil vaja luua parem struktuur.
Siin on 5 nippi efektiivse tööstruktuuri loomiseks:
1. Üks asi korraga. Kõige halvem asi üldse on see, kui kaotad fookuse ja teed paljusid asju korraga. Efektiivsuse saavutamiseks sa pead seadma piire ja üks olulisimaid piire on see, et teed vaid ühte asja korraga. Keskendud ühele tegevusele, teed seda õigesti ja liigud edasi järgmise tegevuse juurde on meetod, mida kõige edukamad inimesed on kogu aeg kasutanud.
Vähem edukate probleem pole see, et nad ei tee midagi. Sageli vastupidi – nad võtavad ette liiga palju ja püüavad neid teha korraga. Tulemuseks ei suuda nad piisavalt tähelepanu pöörata tegevustele ning ei suuda neid seetõttu lõpuni viia. Fookus!
(Vt all ka viidet postitusele, kus juttu multitaskingu negatiivsest mõjust tulemuslikkusele).
2. Vähe ja sageli. Meie mõistus töötab efektiivsemalt, kui teeme midagi vähe korraga, aga sageli. See printsiip on ka hästi levinud koolitusmaailmas. Inimesed on suutelised väheses koguses infot vastu võtma palju paremini kui suures koguses. See kehtib nii keele õppimise puhul, uute oskuste koolitamisel jne. Seega ka tegevuste puhul saavutame paremaid tulemusi, kui töötame mingi asja kallal natuke korraga, aga tihti.
Rakenda seda tehnikat nii, et tee iga suurem tegevus paljudeks väikesteks. Näiteks raamatu kirjutamisel ei oleks to-do listis mitte “raamatu kirjutamine”, vaid “sisukorra loomine”, “esimese peatüki mõtted” jne. Tõlgi iga suurem tegevus nii paljudeks väikesteks juppideks kui võimalik.
3. Pane paika ajalised limiidid. Tavajutt loomingulisuse tõstmisest räägib, et “mõtle kastist välja”, mõtle suurelt. Fakt on aga see, et mida suuremad on ette antud piirid, seda paremaid lahendusi meie mõistus välja mõtleb. Tegevuste efektiivseks tegemiseks on hea tehnika anda igale tegevusele ette konkreetne ajalimiit, mis ei ületa 1,5 tundi.
Teadlased on tõestanud, et inimene ei suuda efektiivselt keskenduda üle 1,5 tunni. Peale iga sellist tsüklit tuleks võtta 10-20 minutit pausi, kus ei tegele üldse tööasjadega. Selle aja jooksul meie aju taastub ning oled jälle valmis 1-1,5 tundi keskendunult ja efektiivselt töötama.
4. Suletud nimekirjad. Iga päev tööpäeva alustades kirjuta üles, et mida sa tänase päeva jooksul ära teed, koos ette antud ajalimiitidega. Kui see valmis, siis see nimekiri läheb lukku. Enam midagi juurde panna ei saa.
To-do nimekirjadega on suur probleem see, et tegevused ei lõpe iial otsa. See pärsib meie motivatsiooni ja me ei saa rahuldust, et nüüd saime valmis. Lahenduseks ongi see, et tehtavate tegevuste nimekiri on suletud ja kogu päeva jooksul midagi sinna lisada ei saa.
Kõik päeva jooksul esile kerkivad tegevused lükkad homsesse ja teed järgmine hommik uue nimekirja.
5. Vähenda segavaid faktoreid. Suurimaid vaenlasi efektiivsele päevale on juhuslikud vahelesegajad. Sõber saadab naljapilte, töökaaslane emailiga mingi lingi, ema helistab, tüütu kolleeg tuleb räägib uusimat klatši, Facebook tiniseb ja MSN heliseb. Teadlased on tõestanud, et kui sind mingi tegevuse ajal segatakse, siis võtab 20 minutit aega, enne kui suudad end viia tagasi sellesse keskendumisfaasi, milles olid enne segamist. Kui sind segatakse sagedamini kui 20 minuti tagant, siis ei saagi midagi tehtud.
Me ei saa välistada kõiki segavaid faktoreid, aga saame neid viia miinimumini. Pane töö ajal kinni kõik chati ja sotsvõrgustikega seotud asjad (v.a. juhul kui see on su töö), lülita välja uue maili teavituse helinad, määra ette kindlad ajad, mil loed emaili ja palu kolleegidelt rahu.
Varem sel teemal:
- Produktiivsus, isiklik efektiivsus ja multitasking
- Isikliku energia juhtimine on võti kõrge produktiivsuseni
Millised on sinu nipid kõrgemaks produktiivsuseks?
Tweet
Loading ...
järgi mind Twitteris
Punktid ju on ammu teada. Stick to the &%!#”¤§ plan and just do it!!
Paraku praktikas on see keerulisem kui tundub :)
Kasuliku asja meeldetuletamine on alati vajalik!
Üks viis tõesti on lülitada Skype, MSN ja muud chattid välja ning lugeda e-maili mingi intervalli tagant mitte siis kui ta tuleb. Hästi oluline on aga selle meetodi juures, et kogu tiimis oleks selles osas ühtne tava. Näiteks MicroLinkis on üldine tava ja ootus, et e-kirjad loetakse läbi vähemalt päeva jooksul. Kui aga üks inimene hakkab rakendama isikliku aja planeerimist ja loeb e-kirju näiteks mitme päevase või nädalase hilinemisega, siis tekitab see tõsiseid probleeme ülejäänud tiimis. Eriti kui ülejäänud ei tea tavapärasest erinevast käitumisest.
Aga see on küll õige, et igasugu fun ja läbu kirjad võiks minimaalsena hoida. Eriti karmid ajaraiskajad on muidugi filmid. Samuti peaks hoidma piiri kirjade pikkusel.
Huvitav mis juhtuks kui firmasiseste e-kirjade pealt peaks alates mingist kogusest hakkama tasu maksma. :-) 0,000001 senti iga loetud tähemärgi pealt näiteks. Kui võrrelda seda kuidas kroonine pant mõjutab ostukärude kokku kogumist, siis arvan, et isegi praktiliselt olematu suurusega tasu vähendaks olulisel määral tarbetuid e-kirju.
Mina näiteks hoian oma meilboxi puhtana. Mis tehtud, lendab prügikasti ja peast välja. Kui sellega on vaja veel tulevikus tegeleda, panen meeldetuletuse. Eesmärgini aitavad jõuda ka nö “ürgmehe” printsiip (mõtlesin ise välja), kus keskendun vaid ühele tegevusele ja teen selle ära.
Õige! Hoiame ettevõtte sisekliima võimalikult steriilse ja töisena, pissil käime kah graafiku alusel. E-kirju vahetame vaid äärmise vajaduse juures, hea oleks kui üldse loobuks e-kirjadest ning kasutaks tavaposti. Siis võib kindel olla, et iga ajahetk keegi mingit lollust sulle postkasti ei poeta. Keegi lihtsalt ei viitsi.
Minu mõte pole mitte naeruvääristada kirjutist, oh ei – kõik on sulaselge tõsi, mida Peep siin kirjutas, ent asjal on ka teine külg. Nimelt mida sotsiaalsemaks läheb interneti olemus ja mida sotsiaalsemaks lähevad ettevõtete kliendisuhtluspool, seda enam tuleb kas siis kahjuks või õnneks panustada igasugu tiluliludesse. Kui sa Facebookis võimalikult kiiresti fännile ie vasta, on miinus kirjas, kui välkuudiseid ei edasta, teevad seda konkurendid enne jne jne. Segajaid on kõikjal ja igal pool, ainus viis mõnes ettevõtlusharus niimoodi ellu jääda, on olla veel suurem segaja ja sotsialiseeruja.
Eriti vahva on Peebu artiklit lugeda näiteks neil töölistel, kelle ametikoht on ettevõttes omamoodi ventiiliks – kümme käsuandjat ja üks väljund. Igaüks kümnest arvab, et on prioriteet, tööd kuhjuvad kiiremini, kui ventiil jõuab “APPI” öelda.
Seega – Peebu toodud punktid on sulatõsi ja olen ise nendega igati nõus, ent need toimivad ainult sellises ettevõttes, mis ei taotle kasumit (hmm?) ja ei kelle jaoks ei ole tähtis ettevõtluse jaoks pingutamine. No sihuke rikka Ameerika onu pärandusest elatuv ettevõtlus.
Vastupidi, need toimivad ettevõttes, mis tahab senisest enim teenida.
Kui su töö on Facebookis fännile vastata, siis see ei ole vahelesegamine, vaid see ongi töö. Klienditeenindaja töö on klienti teenindada. Raamatupidaja aga ei pea Facebookis mitte istuma töö ajal.
Ma arvan, et isegi 1,5 tundi on liig pikk aeg keskendumiseks. Lastel on ka tunnid 45 minutit ja ka (keele-)kursustel on reeglina 2×45 min, vahepeal vähemalt 5-minutiline paus. Nii et minu kogemus on 45 minutit keskendumist, siis 10 min tass teed + aknast välja vaadata ja/või end liigutada.
Kirjatööde puhul panen ma konkreetselt paika nädala plaani (näiteks 25 lk tõlkida) ja ka päevamahu (näiteks 5 lk). Aga kui ühel päeval saan vaid (näiteks) 3 lk tõlgitud, siis pean mingil päeval 7 lk tegema.
Kui varem oli mul arvuti töö ajal suht terve päeva lahti, siis nüüd lülitan ma ta päevas ca 3 tunniks kindlapeale välja, et keskenduda ainult lugemisele. Emaile ja Facebooki püüan ka vaid kolm korda päevas tshekata – hommikul, lõunapausil ja õhtul peale tööd.
Vat sedasi olengi produktiivsem. :)
Mis seal Näoraamatus / Facebookis üldse nii palju teha on, me just lasime ühe tsiki lahti, kes istus Orkutis ja Facebookis iga kord kui niiöelda ülemused majas polnud. Sõna ülemus on imelik sõna üldse, nagu keegi oleks kellestki üle, aga mina sellist suhtumist üldse ei kannata.
Elu ei ole arvutis kas teate!
A- sotsiaalseid on ühiskonnas probleemiks,
ja õige pea on ka E-sotsiaalsed ühiskonnas probleemiks, sest nad hakkavad juba reaalsest elust võõrduma.
Näiteks see noor naine kes töökoha kaotas, kaotas selle ju sellepärast, et ei osanud tunda piiri ja nii saab e-sotsiaalsest tasapikku a-sotsiaalne, kui ta ei suuda majandada ennast e-elu lembuse tõttu.
Tore küll kui infokanaleid nii palju on, aga siis need hakkavad lõpuks segama juba. Paljud noored ütlevad, mul pole telekat ma pole teleka inimene, või et ma ei loe paberlehti, või et ma pole raamatuinimene,põhjendavad end, et koolis antakse ju ka töid mille sisu on vaid googeldada välja õige materjal.
See on ka tähtis oskus, aga reaalne elu, lugeda raamatuid, käia teatris, see on juba kaduv nähtus noorte seas.
Aga kokkuvõttes kahandab see su maailmapilti kui vahid päevad läbi mida sajad sinu jaoks poolvõõred inimsed seal netis pajatavad, iga inimese emostioonist ei pea kohe enda emotsiooni tegema.
Või tema elu läbi enda läbi elama.
Minge jalutage ja vaadake luiki tiigi pervel vahelduseks. Luiged muide on terve elu ühe partneriga tavaliselt.
Meie eestimaa noored staarihakatised on aga 4 kuud ühega 6 kuud teisega – Kroonikast lugesin, korra aastas ostan seda ka, tavaliselt siis kui masenduses olen, ilus värviline asi, teeb meele rõõmsaks, loen läbi ja saan aru, et no mitte sittagi pole muutunud:) ja igasugustest Faceboiokidest muud ei näegi kui vajd seda kelle teki alt kell jalad paistavad.
Noh kultuurisündmus Solaris, põdrad kautusel ja puha, Facebookis Solarise fännlehel lüsitisiis, et kas kallid fännid kingime teile ühe 500 eeguse kinkekaardi?
* Fännid vastu, et meid nii palju, milleks vaid 1.
Kinkige rohkem, te ju nii suur ja ilus ja võimas,Solaris ikkagi!
Ja siis Solaris vastu, et ei.. ei.. no ei tea.. rohkem vist ei saa. Ja jäi ka see 1 välja loosimata ! ! ! – Täielik ämber!
Need sots keskkonnad koorivad sult seitse nahka kui sa ei suuda olla. Näiteks on palju inimsed töötud, aga… vaata mis nad Facebookis teevad, mängivad mingit MafiaWarsi või midagi taolist,elus pole avanud ka seda lehte seal, iga päev need tasemed neil tõusevad, ma tõesti ei oleks soovinud näha seda kuidas mu oma lähedased niimooi aega maha viskavad, eks!
Nagu üks Sportlani omanikke just ütles, et ajalehel on tugev võim, sellega võid tappa kärpse, kuid sellega võid tappa ka ettevõtte.
Ja sots keskkonnas on sul võime veel vähem asju suunata sest iga inimene saab avaldada oma arvamust ja proovi sa siis olla kõigile meelepärane!
Mingist GTD põhimõtete kogumikust noppisin välja soovituse et kui asi võtab vähem kui 3 mintit, siis tee see kohe ära. Vbl oli mingi muu aeg kui 3 min, aga minu elu teeb see küll lihtsamaks kui pisiasjad ei kuhju. Ilmselt on see vastuolus segamatu töötamise printsiibiga aga mulle sobib.
Jah, olen Katriga nõus. GTD (Getting Things Done) on David Alleni mõtteterad, mis isegi täitsa head. Asja point on mitte töötada üht asja läbi kaks korda. Kui tuleb e-mail, loed selle läbi, analüüsid, kaua sul selle lahendamiseks aega läheb. Kui kaks minutit, teed kohe ja kustutad kirja. Kui rohkem, paned meeldetuletuse ja naased tegevuse juurde hiljem. Mõnele võib tunduda ebaloogilisena, et kuidas inbox on koguaeg tühi. Vajab harjumist ja on tegelikult päris tõhus.