Suur osa meist on emailisõltlased. Loeme oma e-kirju tööl, kodus, autos, voodis ja wc-s. Lisaks lugemisele me ka kirjutame kirju väga suurtes kogustes, nendest palju ärialased. Kuigi müügiinimesed (ja muud tegelased) saadavad oma promokirju ja ettepanekuid kohtumisteks iga päev, tundub mulle, et e-kirjade kirjutamise oskus on paljudel endiselt puudulik.

Suur osa minu postkasti jõudvatest kirjadest ei ole personaliseeritud, kõlavad nagu oleks robot neid kirjutanud ja ei kõla huvitavalt. Kui sageli jõuab sinuni ärialane kiri, millele tahaksid ka vastata? Või mida vähemalt kohe ära ei kustuta?

Siin on 5-sammu efektiivse ärialase e-kirja kirjutamiseks:

1. Subjekti ainus roll on panna inimene kirja avama

E-kirja subjekt annab meile aimdust, et kas seda kirja üldse maksab lugeda või mitte. Subjekti roll on huvi äratada ja viidata teemale. Ära müü subjekti teel. Räägi asjast ja viita kasule. Subjektid stiilis “koostööettepanek” lendavad prügikasti või avatakse viimasena, kui üldse.

Pea alati meeles, et kõikide postkastides toimub ummistus ja sinu kiri peab tähelepanu eest võitlema.

2.  Kasuta saaja nime

Sa saadad kirja inimesele. Inimestel on reeglina nimi ja selle mainimine kirja sissejuhatuses (“Tere Peep!”) aitab adressaadil mõista, et kiri on talle. Nii Gmail, Outlook kui teised mailivahendid kuvavad kirja esimest lõiku. Kui inimene näeb seal oma nime, siis selle kirja  avamistõenäosus ja kiirus tõusevad märkimisväärselt.

Umbisikuline “Tere!” või “Lugupeetud firmajuht” lähevad prügikasti.

3. Eeltöö enne promo

Enne kui asud kirjutama kirjeldust oma toote-teenuse kohta ja kui vahva see on, uuri kirja saaja tausta. Kes kirja saaja on? Millega ta tegeleb? Kuidas sinu toode just talle kasulik võiks olla?

See 5 minutit eeltööd võib tähendada vahet kliendi/partneri saamise ja mitte saamise kohta. Google kasutamine on täiesti tasuta, kasuta seda. Paljudel on olemas LinkedIn profiil. Firmadel on kodulehed.

Ma saan aru, et sa kasutad oma promokirjas suures osas valmiskirjutatud teksti ja see võib olla okei. Personaliseeri vähemalt esimene lõik, viita adressaadi isikule, firmale ja seosele sinu tootega.

Kurb, et seda peab üldse mainima, aga ära saada kirja, mis pole relevantne. Ma pidevalt imestan, et mulle tehakse pakkumisi, et nad võiksid mu veebilehe optimeerida otsingumootoritele. Kas üldse ei mõelda? Mõtlemata lendu lastud email võib su mainele korraliku maksahaagi anda – ja mainet taastada on väga raske.

4. Ole inimene!

Sina oled (tõenäoliselt) inimene ja kirjutad teisele inimesele. Miks sa siis kirjutad jubedat kantseliiti? Räägi inimestega inimeste keeles.

Sinu e-kirjas ei tohiks olla ühtegi rida sellises sõnastuses, mida sa ei kasutaks vestluses oma sõbraga.

Korporatiivne kõnepruuk tõmbab sulle vee peale ja EI TEE sind targemaks või tähtsamaks.

5. Tee lühidalt ja konkreetselt

Enne ühe kirja lugema asumist heidab inimene selle pikkusele pilgu peale ja hindab, et kui kaua aega selle lugemine võtab. Kui sul on A4 jagu teksti, siis see tähistatakse “loen hiljem” lipuga ja jääb lugemata.

Sul on ca 5 sekundit aega oma promojutuks, seega ole konkreetne ja ära jahu. Ma olen saanud väga palju kirju, mis umbkaudselt räägivad millestki ja ütlevad, et palun vasta rohkema info jaoks. Ega ikka ei vasta küll. Keegi ei telli endale reklaamteksti juurde.

Räägi konkreetselt kasust ja ettepanekust. Täpploendid ruulivad.

Kui infot on palju, pane kirja lõppu viide, kust saaksid edasi lugeda kui huvi on. Ära unusta ka oma kontaktandmeid.

Head kirjutamist!