Istud kontoris ja teed tööd. Siis loed oma e-maili. Vaatad korra Facebooki või Orkutisse sisse. Mis Twitteris toimub? Siis vaatad korra emaili jälle. Uurid oma veebistatistikat. Teed tööd. Loed emaili. Vaatad Facebooki. Uurid statistikat. Loed uudiseid. Teed tööd.

Tuleb tuttav ette? Esmapilgul võib tunduda, et mis siis sellest on. On ju vaja lõõgastuda. “See on töö kvaliteedi ja motviatsiooni jaoks,” ütleb mõni. “Pealegi – ma olen hea multitaskija”. Fakt on aga see, et kuigi meile meeldib nii mõelda (ja me isegi võime seda uskuda), siis tegelikkuses on multitasking (mitme tegevuse samal ajal tegemine) vaieldamatult kõige suurem produktiivsuse tapja üldse.

Multitasking annab meile võltshõivatuse tunde – meil on asju teha, meil kiire, järelikult oleme tähtsad ja meie tegevus loeb. David E. Meyer, psühholoogia proffessor Michigani ülikoolist väidab ka, et sagedane motivaator on veel kaastöötajatele näitamine, et kui kõvad töömehed me oleme (demonstreerides oma hõivatust) või siis endale valetamine.  “Paljud inimesed arvavad petlikult, et nad on head multitaskimises,” räägib ta. “Ainus probleem on see, et meil on vaid üks aju ja see ei tööta nii. Reaalsuses ei suuda mitte keegi teha korraga üle ühe vähegi keerukama asja“.

Edward M. Hallowell, psühholoog Hardvardist, viitab ebaproduktiivse multitaskingu sõltuvusele: mida rohkem sa emaili loed ja Twitterit jälgid, seda rohkem emaili sa loed ja Twitterit jälgid. Tema kolleeg, John Ratey kõrvutab pidevas infovoos olemist (email, Twitter, Facebook, uudised) kui dopamiini sõltuvusega – sõltlased ei saa ilma lisainfota rahulikult istuda. Tagajärjeks on produktiivsuse häving, mis läheb aja jooksul vaid hullemaks kui inimene end probleemist ei teadvusta.

Paar aastat tagasi tehtud uuringust selgus, et keskmine Ühendriikide kontoritöötaja raiskab päevas 2h tööajast emaili lugemisele ja juhusurfamisele. Seda on väga, väga palju. Meil pole seda uuritud, aga kahtlustan, et tulemused pole paremad.

Multitasking vähendab IQ-d rohkem kui kanepi suitsetamine

Lugesid õiesti. Aastal 2005 üks psühhiaater Londoni King’s Colleges viis läbi IQ teste kolmele grupile: esimene grupp ei teinud muud kui IQ testi, teine grupp luges vahetevahel ka e-maili ja vahel telefonid helisesid ruumis, kolmas grupp tõmbas end enne testi tegemist kanepist pilve. Esimene grupp sai muidugi parimad tulemused. E-posti lugejad aga skoorisid kehvemini kui pilvitajad.

Single-tasking ehk üheainsa tegevuse samaaegne tegevus on just see, mis on kõige efektiivsem. Keskendudes ühele tegevusele saame selle tehtud kõige kiiremini ja parimate tulemustega. Iga 5 minuti tagant meili lugemine on aga selge tee oma potentsiaali raiskamisele.

Sul ei ole vaja tshekkida oma emaili 10x päevas. Mis juhtuks, kui sa teeksid seda vaid 2x päevas? Saaks 2x rohkem tehtud vahepeal, muud midagi. Järgmine kord kui tuleb suur meilinduse uurimise soov peale, siis kaalu produktiivne olemist lihtsalt hõivatud olemise asemel. Või läida kanepipläru,  ka siis saad rohkem tehtud.

Kuidas teada, kas mul on probleem?

• Sul on raske end välja lülitada. Tuled töölt koju, esimese asjana pead meili lugema. Puhkusele ilma netiühenduseta minna ei saa, mõtled vaid meilindusest. Tunned, et pead kogu aeg meili jälgima ja teed seda iga 5 minuti tagant.
• Su töölaud on täis lõpetamata projekte. Pidev multitasking hävitab produktiivsuse. Tõendusmaterjal on su ümber olemas: 100 asja, mis vajad tegemist, aga mida sa ikka veel pole suutnud lõpuni viia.
• Sa ei suuda vahet teha infol ja andmetel. Sa ei filtreeri oma sissetulevat infot. Loed lõpmata koguses uudiste saite, digg.com-i, Delfit ja ei vali, mida loed.
• Sinu loomingulisus on kehv. On üldteada, et parimad ideed ja mõtted tulevad siis kui pea on prahist puhas ja on võimalus keskenduda. Kui sa ei suuda ühele teemale mõelda 10 ja enam minutit järjest (ja vahepeal on vaja emaili vaadata), siis sul on probleem.

Mis siis teha? Ei saa ju 8h jutti töötada!

Täiesti õige, see ei ole võimalik. Inimene on efektiivselt võimeline keskenduma vaid keskmiselt 1,5h jutti. Peale seda on vaja teha organiseeritud pause ca 15 minutit. Nende pauside ajal maksimaalse isikliku energia ja keskendumisvõime taastamiseks peaksid sa tegema tegevusi, mis pole absoluutselt seotud su tööga. Samuti peaksid vahetama keskonda. See tähendab, et ei loe emaili ja ei jutusta Facebookis, vaid jalutad näiteks poodi või mängid palli vmt.

Selliste pauside tegemine on ülimalt efektiivne ja tõestatud tehnika. Selle ala uurijad suutsid näiteks tennisematšides ennustada 90% tõenäosusega võitjat vaadates lihtsalt, et mida mängijad pauside ajal tegid. Sellest on detailselt juttu selles raamatus.

Teine väga abiks tehnika on kogu oma töö väikesteks tükkideks jagamine. Keskendu ühe tüki ärategemisele ja ära vahepeal tee mitte midagi muud. Siis vali järgmine tükk ja nii edasi. Töö hakkimine sel viisil teeb seda organiseeritumaks kui igikestev tööpõld ja oled enam motiveeritud tööülesannetele keskenduma.

Aga ma ei tahagi tööd teha! Mulle meeldib email rohkem.

Miks sa siis teed seda tööd. Lõpeta oma elu raiskamine ja tegele asjadega, mis sind tõeliselt huvitavad.