Internetiturundus

Isegi kui püüame teadlikult olla väga produktiivsed, kipub ikka asi käest ära minema. Teeme hoolikalt to-do ehk tegemist vajavate tööde nimekirja, aga see ei kipu kunagi lõppevat. Vahel on probleeme motivatsiooniga, sest lõppu ei paista kuskilt. Mida siis teha, et saada iga päev rohkem tehtud?

Küsimus on eelkõige struktuuris. Oled kindlasti tähele pannud, et näiteks kodus oled lohakam ja asjad pilla-palla, aga töö juures on sul asjad paremini korras ja organiseeritud? Või vastupidi? See vahe tuleb struktuurist ja mitte üldse sinu isikust. Kõrgema produktiivsuse saavutamiseks on meil vaja luua parem struktuur.

Siin on 5 nippi efektiivse tööstruktuuri loomiseks:

1. Üks asi korraga. Kõige halvem asi üldse on see, kui kaotad fookuse ja teed paljusid asju korraga. Efektiivsuse saavutamiseks sa pead seadma piire ja üks olulisimaid piire on see, et teed vaid ühte asja korraga. Keskendud ühele tegevusele, teed seda õigesti ja liigud edasi järgmise tegevuse juurde on meetod, mida kõige edukamad inimesed on kogu aeg kasutanud.

Vähem edukate probleem pole see, et nad ei tee midagi. Sageli vastupidi – nad võtavad ette liiga palju ja püüavad neid teha korraga. Tulemuseks ei suuda nad piisavalt tähelepanu pöörata tegevustele ning ei suuda neid seetõttu lõpuni viia. Fookus!

(Vt all ka viidet postitusele, kus juttu multitaskingu negatiivsest mõjust tulemuslikkusele).

2. Vähe ja sageli. Meie mõistus töötab efektiivsemalt, kui teeme midagi vähe korraga, aga sageli. See printsiip on ka hästi levinud koolitusmaailmas. Inimesed on suutelised väheses koguses infot vastu võtma palju paremini kui suures koguses. See kehtib nii keele õppimise puhul, uute oskuste koolitamisel jne. Seega ka tegevuste puhul saavutame paremaid tulemusi, kui töötame mingi asja kallal natuke korraga, aga tihti.

Rakenda seda tehnikat nii, et tee iga suurem tegevus paljudeks väikesteks. Näiteks raamatu kirjutamisel ei oleks to-do listis mitte “raamatu kirjutamine”, vaid “sisukorra loomine”, “esimese peatüki mõtted” jne. Tõlgi iga suurem tegevus nii paljudeks väikesteks juppideks kui võimalik.

3. Pane paika ajalised limiidid. Tavajutt loomingulisuse tõstmisest räägib, et “mõtle kastist välja”, mõtle suurelt. Fakt on aga see, et mida suuremad on ette antud piirid, seda paremaid lahendusi meie mõistus välja mõtleb. Tegevuste efektiivseks tegemiseks on hea tehnika anda igale tegevusele ette konkreetne ajalimiit, mis ei ületa 1,5 tundi.

Teadlased on tõestanud, et inimene ei suuda efektiivselt keskenduda üle 1,5 tunni. Peale iga sellist tsüklit tuleks võtta 10-20 minutit pausi, kus ei tegele üldse tööasjadega. Selle aja jooksul meie aju taastub ning oled jälle valmis 1-1,5 tundi keskendunult ja efektiivselt töötama.

4. Suletud nimekirjad. Iga päev tööpäeva alustades kirjuta üles, et mida sa tänase päeva jooksul ära teed, koos ette antud ajalimiitidega. Kui see valmis, siis see nimekiri läheb lukku. Enam midagi juurde panna ei saa.

To-do nimekirjadega on suur probleem see, et tegevused ei lõpe iial otsa. See pärsib meie motivatsiooni ja me ei saa rahuldust, et nüüd saime valmis. Lahenduseks ongi see, et tehtavate tegevuste nimekiri on suletud ja kogu päeva jooksul midagi sinna lisada ei saa.

Kõik päeva jooksul esile kerkivad tegevused lükkad homsesse ja teed järgmine hommik uue nimekirja.

5. Vähenda segavaid faktoreid. Suurimaid vaenlasi efektiivsele päevale on juhuslikud vahelesegajad. Sõber saadab naljapilte, töökaaslane emailiga mingi lingi, ema helistab, tüütu kolleeg tuleb räägib uusimat klatši, Facebook tiniseb ja MSN heliseb. Teadlased on tõestanud, et kui sind mingi tegevuse ajal segatakse, siis võtab 20 minutit aega, enne kui suudad end viia tagasi sellesse keskendumisfaasi, milles olid enne segamist. Kui sind segatakse sagedamini kui 20 minuti tagant, siis ei saagi midagi tehtud.

Me ei saa välistada kõiki segavaid faktoreid, aga saame neid viia miinimumini. Pane töö ajal kinni kõik chati ja sotsvõrgustikega seotud asjad (v.a. juhul kui see on su töö), lülita välja uue maili teavituse helinad,  määra ette kindlad ajad, mil loed emaili ja palu kolleegidelt rahu.

Varem sel teemal:

• Produktiivsus, isiklik efektiivsus ja multitasking
• Isikliku energia juhtimine on võti kõrge produktiivsuseni

Millised on sinu nipid kõrgemaks produktiivsuseks?

Mitmed on juba arvamust avaldanud. Mida arvad sina?

Sildid: ajajuhtimine, efektiivsus, enesejuhtimine, produktiivsus, to-do list, töö, tulemused, tulemuslikkus

Istud kontoris ja teed tööd. Siis loed oma e-maili. Vaatad korra Facebooki või Orkutisse sisse. Mis Twitteris toimub? Siis vaatad korra emaili jälle. Uurid oma veebistatistikat. Teed tööd. Loed emaili. Vaatad Facebooki. Uurid statistikat. Loed uudiseid. Teed tööd.

Tuleb tuttav ette? Esmapilgul võib tunduda, et mis siis sellest on. On ju vaja lõõgastuda. “See on töö kvaliteedi ja motviatsiooni jaoks,” ütleb mõni. “Pealegi – ma olen hea multitaskija”. Fakt on aga see, et kuigi meile meeldib nii mõelda (ja me isegi võime seda uskuda), siis tegelikkuses on multitasking (mitme tegevuse samal ajal tegemine) vaieldamatult kõige suurem produktiivsuse tapja üldse.

Multitasking annab meile võltshõivatuse tunde – meil on asju teha, meil kiire, järelikult oleme tähtsad ja meie tegevus loeb. David E. Meyer, psühholoogia proffessor Michigani ülikoolist väidab ka, et sagedane motivaator on veel kaastöötajatele näitamine, et kui kõvad töömehed me oleme (demonstreerides oma hõivatust) või siis endale valetamine.  “Paljud inimesed arvavad petlikult, et nad on head multitaskimises,” räägib ta. “Ainus probleem on see, et meil on vaid üks aju ja see ei tööta nii. Reaalsuses ei suuda mitte keegi teha korraga üle ühe vähegi keerukama asja“.

Edward M. Hallowell, psühholoog Hardvardist, viitab ebaproduktiivse multitaskingu sõltuvusele: mida rohkem sa emaili loed ja Twitterit jälgid, seda rohkem emaili sa loed ja Twitterit jälgid. Tema kolleeg, John Ratey kõrvutab pidevas infovoos olemist (email, Twitter, Facebook, uudised) kui dopamiini sõltuvusega – sõltlased ei saa ilma lisainfota rahulikult istuda. Tagajärjeks on produktiivsuse häving, mis läheb aja jooksul vaid hullemaks kui inimene end probleemist ei teadvusta.

Paar aastat tagasi tehtud uuringust selgus, et keskmine Ühendriikide kontoritöötaja raiskab päevas 2h tööajast emaili lugemisele ja juhusurfamisele. Seda on väga, väga palju. Meil pole seda uuritud, aga kahtlustan, et tulemused pole paremad.

Multitasking vähendab IQ-d rohkem kui kanepi suitsetamine

Lugesid õiesti. Aastal 2005 üks psühhiaater Londoni King’s Colleges viis läbi IQ teste kolmele grupile: esimene grupp ei teinud muud kui IQ testi, teine grupp luges vahetevahel ka e-maili ja vahel telefonid helisesid ruumis, kolmas grupp tõmbas end enne testi tegemist kanepist pilve. Esimene grupp sai muidugi parimad tulemused. E-posti lugejad aga skoorisid kehvemini kui pilvitajad.

Single-tasking ehk üheainsa tegevuse samaaegne tegevus on just see, mis on kõige efektiivsem. Keskendudes ühele tegevusele saame selle tehtud kõige kiiremini ja parimate tulemustega. Iga 5 minuti tagant meili lugemine on aga selge tee oma potentsiaali raiskamisele.

Sul ei ole vaja tshekkida oma emaili 10x päevas. Mis juhtuks, kui sa teeksid seda vaid 2x päevas? Saaks 2x rohkem tehtud vahepeal, muud midagi. Järgmine kord kui tuleb suur meilinduse uurimise soov peale, siis kaalu produktiivne olemist lihtsalt hõivatud olemise asemel. Või läida kanepipläru,  ka siis saad rohkem tehtud.

Kuidas teada, kas mul on probleem?

• Sul on raske end välja lülitada. Tuled töölt koju, esimese asjana pead meili lugema. Puhkusele ilma netiühenduseta minna ei saa, mõtled vaid meilindusest. Tunned, et pead kogu aeg meili jälgima ja teed seda iga 5 minuti tagant.
• Su töölaud on täis lõpetamata projekte. Pidev multitasking hävitab produktiivsuse. Tõendusmaterjal on su ümber olemas: 100 asja, mis vajad tegemist, aga mida sa ikka veel pole suutnud lõpuni viia.
• Sa ei suuda vahet teha infol ja andmetel. Sa ei filtreeri oma sissetulevat infot. Loed lõpmata koguses uudiste saite, digg.com-i, Delfit ja ei vali, mida loed.
• Sinu loomingulisus on kehv. On üldteada, et parimad ideed ja mõtted tulevad siis kui pea on prahist puhas ja on võimalus keskenduda. Kui sa ei suuda ühele teemale mõelda 10 ja enam minutit järjest (ja vahepeal on vaja emaili vaadata), siis sul on probleem.

Mis siis teha? Ei saa ju 8h jutti töötada!

Täiesti õige, see ei ole võimalik. Inimene on efektiivselt võimeline keskenduma vaid keskmiselt 1,5h jutti. Peale seda on vaja teha organiseeritud pause ca 15 minutit. Nende pauside ajal maksimaalse isikliku energia ja keskendumisvõime taastamiseks peaksid sa tegema tegevusi, mis pole absoluutselt seotud su tööga. Samuti peaksid vahetama keskonda. See tähendab, et ei loe emaili ja ei jutusta Facebookis, vaid jalutad näiteks poodi või mängid palli vmt.

Selliste pauside tegemine on ülimalt efektiivne ja tõestatud tehnika. Selle ala uurijad suutsid näiteks tennisematšides ennustada 90% tõenäosusega võitjat vaadates lihtsalt, et mida mängijad pauside ajal tegid. Sellest on detailselt juttu selles raamatus.

Teine väga abiks tehnika on kogu oma töö väikesteks tükkideks jagamine. Keskendu ühe tüki ärategemisele ja ära vahepeal tee mitte midagi muud. Siis vali järgmine tükk ja nii edasi. Töö hakkimine sel viisil teeb seda organiseeritumaks kui igikestev tööpõld ja oled enam motiveeritud tööülesannetele keskenduma.

Aga ma ei tahagi tööd teha! Mulle meeldib email rohkem.

Miks sa siis teed seda tööd. Lõpeta oma elu raiskamine ja tegele asjadega, mis sind tõeliselt huvitavad.

Mitmed on juba arvamust avaldanud. Mida arvad sina?

Sildid: efektiivsus, isiklik efektiivsus, multitasking, produktiivsus, saavutamine, tööefektiivsus, töökus

Me elame digitaalsel ajastul. Meie elurütm on kiire, pidevalt on vaja midagi teha, kuhugi jõuda, seda ja teist korda saata, miljon emaili läbi lugeda. Kiire reaktsioon on rohkem väärtustatud kui läbimõtlemisaeg. Sageli me läheneme probleemidele pealiskaudselt, tegeledes paljude ülesannetega, aga harva ühe asjaga pühendunult. Me jookseme läbi oma elu ilma aega maha võtmata, et mõelda, kes me tegelikult oleme või mida me tegelikult tahame. Me oleme kui energiajänkud.. rapsime siia ja sinna, ise samal ajal vaikselt tühjaks tiksudes.

Enamik meist proovib anda endast parimat. Kui elu poolt esitatavad nõuded on liiga suured, me hakkame tegema valikuid, mis aitavad meil päevast läbi saada, aga võtavad tollimaksu ülejäänud elult. Me magame liiga vähe tunde, neelame alla kiiretoite ja majoneesisalateid, ammutame energiat kofeiinist, lõõgastume alkoholiga. Lisa siia pinged töökohal ja kodus ning muutume kärsituks, kiiresti vihastuvaks, rahulolematuks ning meie võime pikaajalist tähelepanu pöörata vaid ühele teemale muutub raskeks.

Me jookseme ringi “to-do” nimekirjadega, meie arvutiekraanile ja seinale on kleebitud post-it’id asjadest, mis vajavad tegelemist. Me oleme isegi uhked oma võime üle multitaskingut teha ja töötada pikki tunde. Tänaval tuttavat kohates, kes küsib “kuidas läheb?”, vastame varjatud uhkusega “kiirelt, kiirelt!”.

Wayne Muller kirjutab tabavalt oma raamatus Sabbath: “Mida hõivatumad me oleme, seda tähtsamad me näime iseendale – ja kujutame ette, et ka teistele. Kättesaamatu olemine pere ja sõprade jaoks, aja mitte leidmine päikeseloojangu märkamiseks, oma ülesannetest läbi rahmeldamine ilma hingetõmbepausi võtmata – just see on muutunud tänase eduka elu mudeliks.”

Kas oled olnud järgnevates situatsioonides:

• Tööl 4-tunnine intensiivne koosolek. Osaled aktiivselt ja püüad anda endast parimat. Viimase 2 tunni jooksul tunned, kuidas keskendumisvõime kaob, sinu energiatase läheb miinusesse ja ootad koosoleku lõppu.
• Järjekordne pikk tööpäev – 10 või 12 tundi – ja 100 asja vajavad tehtud saamist. Poole päeva peal tunned, kuidas energia hakkab üha enam negatiivseks minema. Sa muutud kergesti ärrituvaks, kannatamatuks ja teravaks.
• Planeerid õhtu kodus veeta naise/mehe, laste või sõpradega, aga koju jõudes tunned, et oled nii läbi, et enam ei jaksa.

Kõik mida me teeme – alates kolleegides suhtlemisest kuni tähtsate otsuste tegemiseni – nõuab energiat. Kuigi see paistab ilmselge, enamik meist ei võta energia tähtsust arvesse ei tööl ega ka kodus. Iga meie mõte, emotsioon ja tegevus mõjutab meie energia taset – kas siis halvemaks või paremaks. Lõppkokkuvõttes meie elu väärtus ei ole see, et kui palju aega me siin planeedil veedame, vaid kui palju energiat me panustame sellesse aega, mis meil on.

Energia juhtimine on kõrge produktiivsuse alus

Kõigil meil on 24h päevas. Me ei saa aega juurde teha. Ainus asi, mida me teha saame on see, et kasutada olemasolevat aega paremini – ja seda läbi oma energia targa kasutamise. Mina töötan suures osas üksi – ja aeg on minu kõige kallim vara. Seetõttu ma olen pidevalt otsingul, et kuidas kasutada oma aega paremini, kuidas saavutada rohkem vähema ajaga, kuidas olla produktiivsem ilma, et ohverdaks oma tervist või aega, mida saaksin veeta kallite inimestega. Olen kirjutanud varem füüsilistest vahenditest, mis aitavad produktiivsust tõsta. Sel korral tahan jagada teiega isiklikku avastust, mis muutis minu maailmavaadet ja andis täiesti uue perspektiivi isikliku produktiivsuse teemal. See pärineb meeletult heast raamatust “The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal” (Jim Loehr, Tony Schwartz). Vähesed raamatud on võimelised muutma maailmavaadet, ja see on üks neist.

Loomulikult on olemas halvad ülemused, mürgised töökeskkonnad, rasked suhted ja kõik muud kriisid elus. Sellest hoolimata on meil rohkem kontrolli meie isikliku energia üle kui me sageli arvame. Kuigi tundide arv päevas on piiratud, energia kvaliteet ja kvantiteet ei ole. See on meie kõige väärtuslikum ressurss. Mida enam me võtame vastutust oma isikliku energia üle, seda enam võimustatud (heas mõttes) ja produktiivsemad me oleme. Kui sa suudaksid homme ärgata märkimisväärselt positiivsema ja fokusseerituma energiahulgaga, mida sa saaksid investeerida nii tööl kui suhetes lähedastega, siis kui palju see muudaks su elu paremaks? Oskuslik energiahaldus võib tuua sinu ellu väga suure positiivse muutuse (isegi kui su eluga on hetkel kõik 5+).

Autorid on tänu ulatuslikule uurimistööle välja töötanud mudeli, mis aitab sul majandada oma energiataset ja saavutada rohkem kui eales varem. Nende esimesteks klientideks olid profisportlased – inimesed, keda ei huvita motiveerivad kõned ja inspireerivad lood, vaid tulemused, medalid. Mis nende töö atleetidega tegi eriliseks oli see, et nad ei pühendanud hetkegi nende tehniliste või taktikaliste oskuste parandamiseks. Sellest hoolimata saavutasid nendega töötanud sportlased meeletult häid tulemusi, tõustes maailma edetabelites ja võites medaleid. Kogu töö oli isikliku energia haldamisega. Nende klientide seas on väga nimekad tennisemängijad (nt Pete Sampras, Jim Courier, Arantxa Sanchez-Vicario, Gabriela Sabatini, Monica Seles), golfimängijad, korvpallurid, poksijad jne.

Ma soovitan tugevalt lugeda raamatut ise, aga toon siin välja 4 peamist põhimõtet oluliselt lühendatud kujul:

Põhimõte #1: Maksimaalse produktiivsuse saavutamiseks on meil vaja nelja erinevat liiki energiat: füüsilist, emotsionaalset, vaimset ja spirituaalset.

Inimesed on komplekssed energiasüsteemid, ja energia ei ole ühe dimensiooniline. Iga energia liik on oluline ja asendamatu, ning üks mõjutab teist. Me peame õppima kuidas hallata neid energiaid.

Põhimõte #2: Kuna energia hulk väheneb nii üle- kui alakasutusega, me peame tasakaalustama energia kulutamist selle taastootmisega.

Me mõtleme harva sellele, et kui palju energiat me kulutame, sest me võtame selle olemasolu iseenesest mõistetavana. Enamik inimesi elab lineaarset eluviisi – kulutades oluliselt enam energiat kui toodame või vastupidi – alakasutame oma energiat. See viib lõpuks selleni, et me põleme läbi, meie füüsilised ja vaimsed “lihased” nõrgenevad, tekivad terviseprobleemid ja muud hädad. Kahjuks on energia taastootmise pool (nt puhkamine) meie ühiskonnas oluliselt vähem väärtustatud kui töö rabamine, samal ajal kui seda peaks hindama kui kõrge tootlikkuse ühte alustala.

Me peame oma elu vaatama kui lühikesi sprindidistantse – jooksma 200m ning siis puhkama, tegelema millegi muuga enne kui asume järgmise 200m kallale. Selle asemel enamik meist jookseb maratoni.

Põhimõte #3: Oma energiataseme jätkusuutlikuks tõstmiseks me peame endeid lükkama oma tavapiiridest väljapoole, treenides sama süstemaatiliselt nagu profisportlased

Stress ei ole meie vaenlane. Paradoksaalselt see on võti kasvule. Selleks, et treenida lihaseid, me peame neid süstemaatiliselt pingutama. Lihtsustatud näitena kui keegi soovib oma biitsepsit kasvatada, siis hakkab ta regulaarselt lõuga tõmbama. Iga treeningkord peab treenija proovima teha eelmisest korrast paremini – panna lihas suurema pinge alla. Nii tekivad väikesed rebendid lihaskiududes, mis puhke ajal tugevamini kokku kasvavad ja tulemusena meile tugevamad lihased annavad – ja mis edaspidi suuremad pinget taluvad. Kui aga treeningkordade vahele puhkust mitte võtta, siis on tulemus vastupidine – võivad tekkida vigastused ja muud probleemid. Samuti kui ühel hetkel treenimine pooleli jätta, siis vaikselt hakkavad lihased atrofeeruma.

Sama kehtib teistes energia dimensioonides. Me peame endeid süstemaatiliselt viima väljaspoole oma normaalpiire, et me saaks kasvada.

Põhimõte #4: Positiivse energia rituaalid – väga spetsiifilised rutiinid energia haldamiseks – on võtmetähtsusega jätkusuutliku kõrge produktiivsuse hoidmiseks

Muutused on rasked, me oleme oma harjumuste ohvrid. Suur osa meie tegevustest on automaatne ja alateadlik. See, mida me tegime eile, seda tõenäoliselt teeme täna ka. Probleem muutustega on see, et teadlikku pingutust on väga raske hoida pika aja jooksul (dieedipidajad ja trenniga alustajad teavad omast käest). Tahtejõud ja enesedistsipliin on sageli nõrgemad kui me arvata oskame. Kui sa pead mõtlema millelegi iga kord kui sa teed seda, siis tõenäoliselt sa ei jää seda tegevust tegema regulaarselt kuigi kauaks.

Positiivne rituaal on käitumine, mis muutub automaatseks aja möödudes ja mis ammutab energiat sisemistest väärtustest. Mõtle näiteks hammaste pesemisele hommikul. Sa teed seda suuresti automaatselt, sellele erilist mõttejõudu pühendamata, justkui autopiloodi peal. Rituaalide jõud on just see, et nad kindlustavad, et sa kasutad nende tegemiseks minimaalselt teadlikku energiat, jättes meile voli suunata see teistesse elu küsimustesse.

Positiivsete rituaalide loomine on üks kõige tugevamaid mooduseid efektiivse energia haldamiseks.

Süvitsi kõigi teemadega siis juba raamatus endas.

Täiendus: Aivar teatab kommentaaris, et see raamat on ilmunud ka eesti keeles pealkirja all “Täiusliku pühendumuse jõud”, Pegasus 2005.

Mitmed on juba arvamust avaldanud. Mida arvad sina?

Sildid: aja juhtimine, energia, produktiivsus, the power of full engagement, tootlikkus

Kui me räägime produktiivsuse tõstmisest, siis me tavaliselt räägime isiklikust efektiivsusest, keskendumisest või tarkvaradest, mis hõlbustavad millegi tegemist ja hoiavad aega kokku. Selles videos ma räägin kuidas tõsta oma produktiivsust füüsiliste esemetega oma töökeskkonnas.

Videos näidatud asjad

Toon ka siin all välja nimekirja esemetest, mida demonstreerisin koos viidetega kohtadele, kust neid Eestist saada võiks.

• Herman Milleri Aeron tool (Eestist saab siit ja siit, aga tohutu vaheltkasu tahavad müüjad, välismaalt saab 2x odavamalt, aga äkki majanduslanguse tingimustes teevad alet. Seda on mõistlik ka kasutatud peast osta, toolidel on 12 aastat garantii. Mul on 2 tk, teise ostsin kasutatuna vaid $200 eest ja töötab sama hästi kui uus). Leidsin ka ühe eestikeelse postituse, kus erinevaid kontoritoole võrreldi ja nemad tunnistasid Herman Milleri Mirra võitjaks (Aeronit ei testitud). Mirra on ka märkimisväärselt taskukohasem, saadaval siit.
• täisspektrum päikesevalguse laualambid (leidsin sellise ja sellised)
• valgusteraapia kastid (valik siin ja siin)
• Flip Mino digivideokaamera, olemas nii SD kui HD versioonid (eestikeelses netiruumis leidsin vaid selle viite, Ühendriikidest saab ka seda Eestisse tellida B&H e-poest)

Milliseid vahendeid ise kasutad ja soovitad produktiivsuse tõstmiseks?

Täiendus: Siim viitab ka videole, mis räägib kuidas teatud toataimed tõstavad produktiivsust ca 20% ja pakuvad ka muid hüvesid.

Mitmed on juba arvamust avaldanud. Mida arvad sina?

Sildid: aeron, efektiivsus, herman miller, produktiivsus, täisspektrum, tootlikkus, valgusteraapia, video