Isegi kui püüame teadlikult olla väga produktiivsed, kipub ikka asi käest ära minema. Teeme hoolikalt to-do ehk tegemist vajavate tööde nimekirja, aga see ei kipu kunagi lõppevat. Vahel on probleeme motivatsiooniga, sest lõppu ei paista kuskilt. Mida siis teha, et saada iga päev rohkem tehtud?

Küsimus on eelkõige struktuuris. Oled kindlasti tähele pannud, et näiteks kodus oled lohakam ja asjad pilla-palla, aga töö juures on sul asjad paremini korras ja organiseeritud? Või vastupidi? See vahe tuleb struktuurist ja mitte üldse sinu isikust. Kõrgema produktiivsuse saavutamiseks on meil vaja luua parem struktuur.

Siin on 5 nippi efektiivse tööstruktuuri loomiseks:

1. Üks asi korraga. Kõige halvem asi üldse on see, kui kaotad fookuse ja teed paljusid asju korraga. Efektiivsuse saavutamiseks sa pead seadma piire ja üks olulisimaid piire on see, et teed vaid ühte asja korraga. Keskendud ühele tegevusele, teed seda õigesti ja liigud edasi järgmise tegevuse juurde on meetod, mida kõige edukamad inimesed on kogu aeg kasutanud.

Vähem edukate probleem pole see, et nad ei tee midagi. Sageli vastupidi – nad võtavad ette liiga palju ja püüavad neid teha korraga. Tulemuseks ei suuda nad piisavalt tähelepanu pöörata tegevustele ning ei suuda neid seetõttu lõpuni viia. Fookus!

(Vt all ka viidet postitusele, kus juttu multitaskingu negatiivsest mõjust tulemuslikkusele).

2. Vähe ja sageli. Meie mõistus töötab efektiivsemalt, kui teeme midagi vähe korraga, aga sageli. See printsiip on ka hästi levinud koolitusmaailmas. Inimesed on suutelised väheses koguses infot vastu võtma palju paremini kui suures koguses. See kehtib nii keele õppimise puhul, uute oskuste koolitamisel jne. Seega ka tegevuste puhul saavutame paremaid tulemusi, kui töötame mingi asja kallal natuke korraga, aga tihti.

Rakenda seda tehnikat nii, et tee iga suurem tegevus paljudeks väikesteks. Näiteks raamatu kirjutamisel ei oleks to-do listis mitte “raamatu kirjutamine”, vaid “sisukorra loomine”, “esimese peatüki mõtted” jne. Tõlgi iga suurem tegevus nii paljudeks väikesteks juppideks kui võimalik.

3. Pane paika ajalised limiidid. Tavajutt loomingulisuse tõstmisest räägib, et “mõtle kastist välja”, mõtle suurelt. Fakt on aga see, et mida suuremad on ette antud piirid, seda paremaid lahendusi meie mõistus välja mõtleb. Tegevuste efektiivseks tegemiseks on hea tehnika anda igale tegevusele ette konkreetne ajalimiit, mis ei ületa 1,5 tundi.

Teadlased on tõestanud, et inimene ei suuda efektiivselt keskenduda üle 1,5 tunni. Peale iga sellist tsüklit tuleks võtta 10-20 minutit pausi, kus ei tegele üldse tööasjadega. Selle aja jooksul meie aju taastub ning oled jälle valmis 1-1,5 tundi keskendunult ja efektiivselt töötama.

4. Suletud nimekirjad. Iga päev tööpäeva alustades kirjuta üles, et mida sa tänase päeva jooksul ära teed, koos ette antud ajalimiitidega. Kui see valmis, siis see nimekiri läheb lukku. Enam midagi juurde panna ei saa.

To-do nimekirjadega on suur probleem see, et tegevused ei lõpe iial otsa. See pärsib meie motivatsiooni ja me ei saa rahuldust, et nüüd saime valmis. Lahenduseks ongi see, et tehtavate tegevuste nimekiri on suletud ja kogu päeva jooksul midagi sinna lisada ei saa.

Kõik päeva jooksul esile kerkivad tegevused lükkad homsesse ja teed järgmine hommik uue nimekirja.

5. Vähenda segavaid faktoreid. Suurimaid vaenlasi efektiivsele päevale on juhuslikud vahelesegajad. Sõber saadab naljapilte, töökaaslane emailiga mingi lingi, ema helistab, tüütu kolleeg tuleb räägib uusimat klatši, Facebook tiniseb ja MSN heliseb. Teadlased on tõestanud, et kui sind mingi tegevuse ajal segatakse, siis võtab 20 minutit aega, enne kui suudad end viia tagasi sellesse keskendumisfaasi, milles olid enne segamist. Kui sind segatakse sagedamini kui 20 minuti tagant, siis ei saagi midagi tehtud.

Me ei saa välistada kõiki segavaid faktoreid, aga saame neid viia miinimumini. Pane töö ajal kinni kõik chati ja sotsvõrgustikega seotud asjad (v.a. juhul kui see on su töö), lülita välja uue maili teavituse helinad,  määra ette kindlad ajad, mil loed emaili ja palu kolleegidelt rahu.

Varem sel teemal:

Millised on sinu nipid kõrgemaks produktiivsuseks?


Canonical URL by SEO No Duplicate WordPress Plugin

Page optimized by WP Minify WordPress Plugin